Автоматическая каталогизация – это функция, которая обеспечивает автоматическое размещение вновь создаваемых объектов учета системы в соответствии с заданными правилами.

При создании новых объектов учета с применением автоматической каталогизации применяется следующая последовательность действия:

  1. Создать "пустой" объект учета с незаполненной регистрационной карточкой.
  2. Заполнить регистрационную карточку объекта.

Внимание! Поля, участвующие в автоматической каталогизации, обязательны для заполнения.

  1. Сохранить объект. В момент сохранения к объекту применяется автоматическая каталогизация.

Существует три типа автоматической каталогизации:

  • 1 тип – новый объект учета при сохранении размещается на нижестоящем уровне иерархии относительно текущего. Возможен при условии, что правила подчиненности типов объектов разрешают создание нового объекта выбранного типа на нижестоящем уровне. В качестве метки в иерархической структуре каталога можно использовать как строковую константу (в этом случае при создании нескольких объектов к константе будет добавляться номер), так и комбинацию строковых констант и значений атрибутов.
  • 2 тип – новый объект учета размещается на текущем уровне иерархии. Возможен при условии, что правила подчиненности типов объектов разрешают создание нового объекта выбранного типа на текущем уровне. В качестве метки в иерархической структуре каталога можно использовать как строковую константу (в этом случае при создании нескольких объектов к константе будет добавляться номер), так и комбинацию строковых констант и значений атрибутов.
  • 3 тип – размещение создаваемого объекта в иерархической структуре каталога зависит от введенных в поля регистрационной карточки значений. При этом на этапе настройки каталогизации определяется шаблон ветки структуры каталога, в соответствии с которой будет размещен создаваемый объект. Шаблон жестко определяет типы объектов учета для каждого уровня ветки каталога, а метки каждого объекта учета в шаблоне вычисляются по атрибутам карточки создаваемого объекта. Возможны два сценария работы каталогизации этого типа:
  • Сценарий 1. В момент сохранения объекта учета система формирует "путь" размещения сохраняемого объекта по шаблону. Путь состоит из последовательности меток, вложенных друг в друга объектов иерархической структуры. Данный сценарий предполагает, что "путь" начинается от корня иерархической структуры. Путь условно можно представить следующим образом:

 <Корень_структуры>\<Метка_1-го_уровня>\<Метка_2-го_уровня>\…

Далее система пытается последовательно пройти по иерархической структуре каталога в соответствии с сформированным путем. Если на каком-либо уровне иерархии не окажется объекта учета с требуемой меткой, то он будет автоматически создан. Созданный объект будет того типа, который определен в настройках автоматической каталогизации для этого уровня. Таким образом, этот сценарий каталогизации может в случае необходимости автоматически создавать как недостающий фрагмент ветви структуры, так и ветвь целиком, чтобы разместить создаваемый объект в каталоге надлежащим образом.

  • Сценарий 2. Аналогично предыдущему сценарию в момент сохранения объекта учета система формирует “путь” размещения сохраняемого объекта по шаблону. Однако в отличие от предыдущего сценария “путь” может начинаться не с корня иерархической структуры. В этом случае система последовательно проходит по текущей ветке иерархической структуры каталога вверх и вниз в поисках ближайшего объекта учета, совпадающего по типу и метке с первым, указанным в настройках каталогизации. Если в текущей ветке иерархической структуры каталога не окажется объекта учета требуемого типа с требуемой меткой, то система попытается его создать автоматически в первом же (начиная от корня структуры) объекте, допускающем наличие дочерних объектов искомого типа. Если в текущей ветке структуры будет найден совпадающий объект, то среди его дочерних объектов система будет искать объект, совпадающий по типу и метке с указанным в настройках каталогизации для второго уровня. Если найти не удастся, то система автоматически его создаст, включая дочерние объекты вплоть до сохраняемого объекта.

Настройка автоматической каталогизации выполняется для каждого типа объектов учета в специальном диалоговом окне. Это окно вызывается командой главного меню "ДанныеПравила каталогизации".

  • Внимание! Правила каталогизации системы изначально настроены фирмой-разработчиком и в дополнительной перенастройке не нуждаются! Некорректная настройка автоматической каталогизации может привести к потере данных и полной неработоспособности системы!

Позиции переключателя "Тип каталогизации" имеют следующее значение:

  • Не использовать – не применять для объектов учета данного типа автоматическую каталогизацию. При выборе этой позиции все ранее заданные настройки автоматической каталогизации для данного типа объектов, если таковые имелись, уничтожаются.
  • Создавать на следующем уровне – каталогизация 1-го типа (см. выше).
  • Создавать на текущем уровне – каталогизация 2-го типа.
  • Специальные правила – каталогизация 3-го типа.

Поле "Метка в дереве" служит для формирования текстовой строки, которая будет использоваться в качестве метки создаваемого объекта. Эта текстовая строка получается, как результат конкатенации строковых констант и значений атрибутов объекта. Строковые константы вводятся в это поле вручную, а атрибуты, значения которых будут использоваться, можно выбирать из списка доступных, вызываемого кнопкой . Названия атрибутов заключаются в угловые скобки – <Название атрибута>. В связи с этим использовать угловые скобки иначе как для обозначения атрибутов не рекомендуется.

Допустимо вводить в поле "Название" несколько строковых констант и названий атрибутов в произвольном порядке.

Если выбрана позиция "Специальные правила" переключателя "Тип каталогизации", то следует воспользоваться таблицей "Дерево каталогизации" и флажком от ближайшей папки, чтобы настроить шаблон ветки структуры каталога и выбрать сценарий каталогизации. Шаблон формируется следующим образом.

  1. Вызовите контекстное меню таблицы "Дерево каталогизации" и выполните команду "Добавить".

  1. Двойным щелчком левой кнопки мыши по ячейке "Тип папки" добавленной строки вызовите список типов объектов учета и в окне "Выбрать значение" выберите тип объекта первого уровня.

  1. Двойным щелчком левой кнопки мыши по ячейке "Имя папки" той же строки вызовите диалоговое окно "Настройка выражения". Это диалоговое окно позволяет задать правила формирования метки для объекта первого уровня.
  2. В поле "Выражение" нажмите кнопку  для выбора доступных атрибутов.
  3. В окне "Выбрать значение" укажите атрибут и нажмите кнопку "ОК".

 

  1. Установите флажок "Алфавит", если требуется, чтобы все создаваемые объекты данного типа, создаваемые с автоматической каталогизацией, автоматически раскладывались по алфавитным папкам в иерархической структуре каталога.

  1. Аналогичным образом определите параметры всех последующих уровней структуры, вплоть до уровня создаваемого объекта. Параметры уровня самого создаваемого объекта определять не требуется.

Некоторым отличием определения параметров последующих уровней от первого является то, что первому уровню можно поставить в соответствие любой тип объектов учета, а любому последующему только те, которые могут быть дочерними для предыдущего. Поэтому перечень типов объектов, отображаемый при двойном щелчке мыши по ячейке "Тип папки", зависит от настроек подчиненности типов объектов.

  1. Чтобы сохранить выполненные настройки и закрыть диалоговое окно "Правила каталогизации", нажмите кнопку "ОК". Чтобы закрыть это диалоговое окно без сохранения настроек, воспользуйтесь кнопкой "Отмена".